ارزش نمايشگاهها و كنگره ها طي چند سال اخير قطعا مورد بحث بوده است. تغييرات ساختاري چشمگير در فرايند خريد و فروش بسياري از صنايع رخ مي دهند كه امكان جذب مشاركت كنندة مناسب را براي برخي از نمايشگاهها دشوار مي سازد و به سختي مي توانند مرتبط با بازار خود باقي بمانند. به دلايلي چند بازدهی سرمايه گذاری( ROI ) نمايشگاه کاهش یافته است از جمله به دليل كاهش تراكم ترافيك در برخي از نمايشگاهها و افزايش هزينه ها به علت درك ارزشي كمتر ازنمايشگاه. شركت هاي بيشتر و بيشتري رويدادهاي نمايشگاهي شخصي خود را برگزار مي كنند كه براي بودجه بازاريابي و مهمتر از آن براي بازديدكننده با نمايشگاههاي رسمي رقابت مي نمايند.
اين دو گرايش با تاثيرگذاري يك اقتصاد تضعيف شده ( مانند اثرات وقايع 9 سپتامبر و جنگ عراق و بيماري سارس) تلفيق شده اند و تعجبي ندارد كه ارزش نمايشگاهها مورد ترديد و سئوال مديريت شركتها قرار گرفته است، هم از نقطه نظر شركت در نمايشگاه و هم گسيل نمودن بازديد كننده به نمايشگاهها.
اما آيا نمايشگاهها اساسا در خطر نامرتبط شدن قرار دارند؟ و آيا نمايشگاهها بايد هدف اصلي خود را از نو ارزيابي كنند و دست به نوآوري بزنند تا بتوانند نيازهاي مشتريان خود - غرفه داران و بازديدكنندگان- را برآورده سازند؟ قطعا پاسخ در اين دو سئوال نهفته است.

اصول موفقيت- كار را پيچيده نكنيد
اصول اساسي براي يك نمايشگاه موفق ساده هستند. نمايشگاه موفق....
1- اطلاعات بسيار با ارزش به همه بخش هاي شركت كننده مي دهد ( مانند خريداران، فروشندگان، آنهايي كه در جستجوي توسعه شغلي هستند، عناصر متفق بازار كار)
2- محيط و فضايي ارائه مي دهد كه فعل و انفعالات فردي را براي تبادل موثر اطلاعات تقويت و ترويج مي كند.

در حالي كه اين اصول هدايت كننده بسيار ساده مي رسند اما ايجاد نمايشگاه موفق پيچيده است. اطلاعات اشكال مختلفي دارد ( مانند اطلاعات خريد، گرايش ها، اطلاعات بازار، پيشرفت شغلي) و اطلاعات به روش هاي متفاوت ارائه مي شوند- برخي از آنها تحت كنترل برگزار كننده هستند ( مانند برنامه هاي آموزشي، سخنراني ها) و برخي از آنها خارج از كنترل برگزار كننده مي باشند ( مانند فعاليت هاي غرفه داران در داخل و خارج از نمايشگاه ). با نگاهي رو به آينده در سال 2006و يا فراتر از آن، نمايشگاههاي موفق آنهايي خواهند بود كه اين دو اصل هدايت كننده را دنبال مي كنند.
تحقيقات اخير اثبات مي كنندكه همة شكلهاي بازاريابي رو در رو ( نمايشگاهها، بازاريابي سيال، تماس هاي شخصي براي فروش) امروزه بيش از گذشته با اهميت گشته اند. اين امر بر خلاف باور مرسوم است كه مي گويد استفادة بيشتر از اينترنت، تله كنفرانس هاي ويدئويي،‌ مكالمات كنفرانسي و غيره، به علت محدوديت هاي سفر و هزينه يا/و سهولت، خريداران و فروشندگان را مقيد مي سازد تا رسانه ها و نشست هاي الكتريكي را ترجیح دهند و از آنها استفاده كنند تا فرايند خريد را ارتقا بخشند. حقيقت امر اين است كه هم خريداران و هم فروشندگان هنوز به فعل و انفعالات رو در رو بسيار اهميت مي دهند..غرفه سازی
چالش واقعي براي صنعت نمايشگاهي در آينده اين است كه چگونه نمايشگاهها را يكي از موثرترين و اقتصادي ترين روش ها براي فعل و انفعالات فردي بسازند. اما آيا در سالهاي اخير برگزاركنندگان و مشاركت كنندگان فضايي را به وجود آورده اند كه تبادل موثر اطلاعات را در فرايندي رو در رو هدايت كند؟
در اين تحقیق به شماري از مسائل مربوط به ارائة موثر اطلاعات بسيار باارزش در نمايشگاهها مي پردازد. از آنجا كه هم مشاركت كنندگان و برگزار كنندگان در كنترل ارائه اطلاعات دخيل هستند، نقش هر دو به طور جداگانه بررسي خواهد شد.