طراح غرفه هنگام ساخت باید به ریزه کاریهاي زیادي توجه داشته باشد پس از انتخاب طراح ، مدیر غرفه یا مسئول نمایشگاه باید جزییات کار را براي او تشریع کند و اطلاعات ذیل را در اختیار او قرار دهد
- مشخصات دقیق کالاهاي مورد نمایش ( ابعاد، وزن و رنگ و....)
- تعداد افراد شاغل در غرفه
- نحوه استقرار کارکنان و وظایف هر یک
- محل استقرار تجهیزات جهت ارائه و نمایش
- تعداد بازدیدکنندگانی که همزمان می توانند در غرفه مذاکره یا بازدید داشته باشند
- تعداد مدعوین یا مهمانان خاص
- فضاي مورد نیاز براي انبار کردن یا نگه داري کالا در غرفه
- اطلاعات لازم در مورد برق ، آب ، تلفن و سایر خدمات مورد نیاز
- قوانین و مقرارت سازمان برگزار کنندهعوامل مؤثر در طراحی غرفه
چندین پارامتر در طراحی غرفه نقش موثر دارند که می توان به موارد زیر اشاره نمود
- موقعیت شرکت در ارتباط با بازار و رقیبان
- ویژگیهاي اقلیمی و فرهنگی محل برگزاري
- تعدد کالاهاي مورد نمایش (پرهیز از تراکم کالا)
- بودجه اختصاص یافته براي طراحی و ساخت
- تناسب غرفه با اهداف مشارکت
- پیام مورد نظر- احساسی که مایلیم در ذهن بیننده ایجاد کنیم.نکات مهم در طراحی غرفه
در طراحی غرفه موارد زیر را باید مورد توجه قرارداد .
- سادگی و سهولت در ارائه طرح
- مسایل فنی از قبیل ( نور – رطوبت – مسیر ورود وخروج – مقاومت کف و. . . . )
- تمایز غرفه مورد نظر نسبت به سایر غرفه ها
- رعایت فضاي مورد نیاز ( مذاکره- نمایش کالا و . . . )
- رعایت تناسب وسعت غرفه نسبت به غرفه هاي مجاور
- محل و موقعیت غرفه
- انتخاب معقول همسایگان مجاورمحدودیت هاي طراحی
هر طراح در حوزه کار خود با عوامل محدود کننده اي روبرو ست که آزادي عمل را از او سلب می کند مهمترین عامل محدود کننده هزینه اي است که غرفه دار براي طراحی و ساخت غرفه در نظر گرفته است . عوامل دیگر عبارتند از :
- میزان مجاز باري که می توان در کف سالن نمایش قرارداد
- میزان ارتفاع مجاز که توسط نمایشگاه یا سازمان دهنده تعیین می گردد
- ابعاد ناحیه اي که غرفه در آن ساخته می شود
- تعداد کارکنان غرفه
- وجود موانع فیزیکی ( ستون و...) در محل غرفه
- موقعیت غرفه در سالن و کل نمایشگاهامکانات و تجهیزات مورد نیاز جهت طراحی و ساخت غرفه
همانگونه که قبلا بیان گردید طراحی غرفه تلفیقی است از فن و هنر ، لذا وسایل مورد نیاز براي این کار نیز سنخیتی فنی و هنري خواهد داشت.
امکانات لازم براي طراحی و ساخت غرفه موارد ي است از قبیل آب ، برق، وسایل سمعی بصري، تجهیزات اداري ، وسایل تزیینی و وسایل رفاهی و پذیرایی که مورد استفاده قرار می گیرد.
در خصوص مسایل فنی کالا ها و دستگاههاي نمایشی ، از نظرات مشورتی مهندسین و کارشناسانی که مسئول نمایش یا معرفی کالا می باشند بهره برداري می گردد که از غرفه اي به غرفه دیگر و با توجه تنوع کالایی ، فرق می کند ولی نحو ه چیدمان ، نور پردازي ، نوع رنگ و مسایل گرافیگی که جنبه هنري دارد توسط دکوراتورها انجام می پذیرد .